Chi phí tổ chức gala dinner là bao nhiêu và bao gồm những khoản nào? Để tìm hiểu chi tiết về những vấn đề này hãy cùng PT Travel theo dõi ngay bài viết dưới đây. Bài viết tổng hợp cho bạn các phần cơ bản của gala dinner, 6 loại chi phí cơ bản, bảng giá chi tiết cùng địa chỉ tổ chức gala dinner uy tín. Hãy cùng tìm hiểu nhé!
Gala dinner là gì và khi vào tổ chức
Gala dinner là gì?
Gala dinner là một sự kiện được tổ chức với mục đích tổng kết, khen thưởng hoặc ăn mừng, tri ân khách hàng của các doanh nghiệp, tổ chức. Một sự kiện gala dinner thường diễn ra trong vòng 2 – 3 giờ với các phần bao gồm:
Phần 1: Phần giới thiệu về doanh nghiệp, giới thiệu về sản phẩm kinh doanh và những thành tự tựu đã đạt được trong năm vừa qua.
Phần 2: Mời ban lãnh đạo công ty phát biểu, trong phát biểu sẽ có những lời cảm ơn chân thành đến toàn thể công nhân viên đã một lồng cống hiến cho tổ chức/doanh nghiệp.
Phần 3: Tiết mục văn nghệ hoặc tổ chức trò chơi bốc thăm may mắn nhằm tạo bầu không khí sôi động.
Phần 4: Phần trao thưởng, trao những phần thưởng giá trị đến cá nhân, phòng ban đã tạo nên thành tích vượt trội. Điều này giúp họ có tinh thần và nhiệt huyết để tiếp tục cố gắng cũng để mọi người học tập theo.
Phần 5: Thưởng thức bữa tiệc.
Khi nào tổ chức gala dinner
Chương trình gala dinner thường tổ chức vào 2 dịp chính là tiệc cuối năm hoặc du lịch của tổ chức. Ngày tổ chức tùy thuộc vào ban lãnh đạo. Tổ chức chương trình gala đa dạng về mục tiêu, giá trị và ý nghĩa.
Các chi phí tổ chức gala dinner
1. Chi phí thuê địa điểm
Đâu tiên trong những mục chi phí để tổ chức gala dinner cần quan tâm đến chi phí thuê địa điểm. Không có địa điểm tổ chức thì chẳng thể có một chương trình gala dinner nào cả. Chi phí địa điểm chiếm khoảng 20% tổng chi phí. Những địa điểm có thể kể đến là khách sạn, nhà hàng, trung tâm tổ chức tiệc,….Tùy thuộc vào nhu cầu của mỗi doanh nghiệp mà lựa chọn một địa điểm phù hợp.
Khách sạn: Tại các khách sạn lớn, từ 3 sao trở lên thường có phòng để tổ chức tiệc, hội nghị riêng biệt. Phòng có sức chứa từ 100 – 200 người nên thoải mái cho mọi loại sự kiện. Tuy nhiên, chi phí để thuê địa điểm tại khách sạn sẽ cao hơn so với những địa điểm khác.
Nhà hàng: Nhiều người sẽ nghĩ ngay đến việc tổ chức gala dinner tại nhà hàng do thuận tiện cho việc đặt tiệc ăn uống. Tuy vậy tại nhà hàng thì không gian không quá lớn. Thêm vào đó, nếu khu vực không được tách biệt thì sẽ rất ồn ào du khách bên ngoài vào ăn tại nhà hàng.
Trung tâm tổ chức tiệc: Là địa điểm lý tưởng nhất. Tại đây rất chuyên nghiệp, có sẵn bàn ghế, phông rạp. Thêm vào đó, tại trung tâm cũng thường cung cấp cho bạn nhân viên phục vụ theo yêu cầu. Tuy nhiên, giá thuê địa điểm tại trung tâm cao hơn so với những nơi khác.
Ngoài ra, có một số đơn vị muốn tổ chức gala dinner ngoài trời thì sẽ là khu vực khuôn viên của khách sạn, resort, gần bãi biển,….
2. Chi phí các trang thiết bị tổ chức Gala dinner
Trang thiết bị để tổ chức gala dinner là điều không thể thiếu. Chi phí để thuê trang thiết bị thường chiếm khoảng 15% tổng chi phí tổ chức gala dinner. Bất kể một gala dinner lớn hay nhỏ thì đều cần chuẩn bị những thiết bị sau:
Sân khấu: Một gala dinner có ấn tượng hay không ngoài quy mô ra chính là sân khấu hoành tráng. Sân khấu càng lớn càng cho thấy sự đầu tư và quy mô bữa tiệc. Trên sân khấu sẽ có một backdrop có ghi nội dung của bữa tiệc như tên đơn vị, tên chủ đề gala dinner, ngày tháng và một số thông tin khác mà tổ chức muốn truyền tải. Trên sân khấu thường có một bục phát biểu dành cho MC hoặc các cán bộ lãnh đạo.
Sân khấu cũng chính là nơi để toàn thể mọi người chụp ảnh lưu niệm. Chính vì thế, với mong muốn truyền tải thông điệp tốt đến mọi người xung quanh mà nhiều tổ chức không “tiếc tiền” tạo nên những sân khấu thật hoành tráng.
Âm thanh, ánh sáng: Để góp phần cho sân khấu trở nên đẹp hơn thì không thể thiếu những chùm đèn sáng cùng đèn nhiều màu sắc. Ánh sáng thường chỉ được chú trọng vào phần sân khấu. Còn bên dưới bữa tiệc là ánh sáng có sẵn tại địa điểm tổ chức.
Còn về âm thanh thì tùy thuộc vào quy mô để chọn những loại loa phù hợp. Quy mô càng lớn loa càng to, âm thành càng rõ nhưng cũng rất tốn kém. Đặc biệt, nếu ở khu vực ngoài trời dễ bị khuếch tán âm thanh thì bạn sẽ phải sử dụng những dàn âm thanh công suất lớn.
Màn hình LED: Để trình chiếu những sản phẩm của tổ chức, những gương mặt tiêu biểu hany hàng trình phát triển. Với mục đích truyền tải cho tất cả mọi người tham gia một cách sinh động nhất.
Ngoài ra, có cả những chi phí như đồ trang trí phông bạt, hashtag, bóng bay,….
3. Chi phí ăn uống
Chi phí ăn uống chiếm phần lớn trong tổng chi phí tổ chức gala dinner. Giá ăn tối có thể tính theo bàn hoặc tính theo người. Nhưng một người sẽ mất ít nhất 200.000 VNĐ. Tùy thuộc loại hình gala và chi phí bạn có, bạn có thể lựa chọn những thực đơn phù hợp với mình.
Những thực đơn bao gồm các món ăn cơ bản như thịt bò, gà, tôm và một số món khác thì mức giá không cao, chỉ từ 200.000 – 300.000 VNĐ/người. Còn những thực đơn cao cấp có nhiều món ăn ngon, đắt thì có thể lên đến tiền triệu một người.
Trong bữa ăn ngoài những món ăn chính phụ sẽ có nước uống và hoa quả tráng miệng. Chắc chắn bạn sẽ có một buổi tối ý nghĩa khi tham gia gala dinner.
4. Chi phí nhân sự
Chi phí nhân sự để trả cho toàn bộ những người tham gia điều hành và phục vụ bữa tiệc. Chi phí chier chiếm khoảng 3 – 5 tùy thuộc vào uy cầu của khách hàng. Nếu một bữa tiệc gala dinner đơn giản và không cần quá nhiều nhân sự thì bạn có thể tiết kiệm được một phần chi phí. Nhưng bữa tiệc lớn, yêu cầu đầy đủ nhân sự thì có thể chi phí bỏ ra sẽ hơn 5% tổng chi phí.
Những thành phần bạn nên biết về nhân sự tổ chức tiệc gala dinner là:
MC: MC chính là người dẫn chương trình, dù là tiệc lớn hay nhỏ thì không thể thiếu MC. Nằng vốn ngôn ngữ của mình, MC giúp dẫn dắt câu chuyện, tạo bầu không khí cho bữa tiệc. Những tình huống ngoài ý muốn xảy ra có thể được MC xử lý khéo léo. Thông thường, những doanh nghiệp lớn sẽ mời MC có tiếng và mức chi phí có thể cao hơn gấp 3-4 lần so vi MC thông thường.
Nhân sự hỗ trợ: Sẽ phụ trách tất cả những công việc trong quá trình setup, lên ý tưởng, chỉnh nhạc, dọn sân khấu,…. Khi đến giờ tiệc sẽ phục vụ bữa ăn cho mọi người, phụ trách hỗ trợ người tham gia khi cần thiết. Thành phần nhân sự hỗ trợ có số lượng lớn và vai trò quan trọng, mang đến trải nghiệm dịch vụ tốt cho mọi người.
Vũ đoàn, ca sĩ, PG, DJ,… : Tùy thuộc vào nhu cầu của bạn, bạn có thể thuê thêm những vũ đoàn nhảy, ca sĩ, DJ để tạo bầu không khí sôi động cho bữa tiệc. Còn PG sẽ phụ trách tuyên truyền, chào đón các thành viên tham gia.
5. Chi phí quà tặng, phần thưởng
Chương trình tặng quà và trao phần thưởng không phải trong bữa tiệc gala dinner nào cũng có. Nó thường có những dịp cuối năm trong các doanh nghiệp tổ chức hoặc những buổi lễ trao giải vừa và lớn.
Nếu là chương trình cuối năm của công ty thì chi phí cho quả tặng và phần thưởng sẽ khoảng 2% tổng chi phí tổ chức gala dinner. Quà tặng có thể được trao theo nhiều hình thức như bốc thăm trúng thưởng, vòng quay may mắn,… Tất cả mọi người trong buổi tiệc đề có thể tham gia và có cơ hội nhận được quà tặng. Những món quà tặng có món mang giá trị tinh thần nhưng cũng có nhiều món đáng giá như điện thoại, tivi, lò vi sóng,….
Phần thưởng thường là tiền mặt, là món quà mà tổ chức cho sự cố gắng của nhân viên cho một năm làm việc hăng say. Phần thưởng tùy thuộc vào quy mô của tổ chức, giá trí từ vài triệu cho đến vài chục triệu. Và phần thưởng thì không phải ai cũng có được, chỉ một số nhân viên ưu tú mới được nhận.
6. Những chi phí khác
Ngoài 5 chi phí chính đã kể ở trên, bạn sẽ phải bỏ thêm một khoảng khoảng 8% cho các loại chi phí sau:
Chi phí vận chuyển: Là chi phí để bạn thuê xe cho toàn thể những đối tượng tham gia gala dinner để di chuyển đến địa điểm tổ chức. Nếu gala dinner ở gần với khu vực sinh sống thì có thể bạn không mất chi phí vận chuyển vì mọi người thường tự túc đến. Còn khi bạn tổ chức ở ngoại thành hay một tỉnh lân cận thì bắt buộc phải có xe ô tô di chuyển.
Chi phí media: Để quảng bá hình ảnh và lưu giữ kỉ niệm của doanh nghiệp, tổ chức bạn có thể nhân dịp buổi gala dinner này. Những hình ảnh media là hình ảnh trong buổi tiệc, ảnh chụp toàn thể nhân viên, ảnh chụp ban lãnh đạo hay ảnh trao thưởng. Chính vì vậy bạn sẽ phải bỏ ra một khoản chi phí nhỏ, khoảng vài triệu để thuê thợ chụp ảnh.
Chi phát sinh: Một số khoản chi phí phát sinh trong bữa tiệc gala dinner mà bạn khó có thể tính toán trước. Ví dụ như tiền tips, đồ uống phát sinh thêm, bồi thường đồ nếu làm hỏng…
Xem thêm: Gala dinner mặc gì
Bảng báo giá tổ chức gala dinner trọn gói
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều đơn vị tổ chức gala dinner, mức giá giữa các đơn vị chênh lệch không quá nhiều. Chính vì vậy bạn có thể tham khảo bảng giá do PT Travel tổng hợp dưới đây.
Bảng giá các hạng mục tổ chức gala dinner cho bữa tiệc khoảng 100 người:
| STT | Hạng mục | Giá tiền |
| 1 | Thuê địa điểm | Từ 5.000.000 VNĐ |
| 2 | Âm thanh – ánh sáng | Từ 5.000.000 – 7.000.000 VNĐ |
| 3 | Chi phí ăn uống | Từ 200.000 VNĐ/người hoặc từ 1.000.000 VNĐ/bàn 6 người |
| 4 | MC | Từ 2.000.000 – 4.000.000 VNĐ/MC chuyên nghiệp |
| 5 | Thợ chụp ảnh, quay phim | Thời gian 2 – 3 giờ: 2.000.000 VNĐ
Thời gian 4 – 5 giờ: 3.500.000 VNĐ (giá thuê chưa kèm quay phim) |
| 6 | Nhân viên phục vụ | Từ 3.000.000 VNĐ/nhóm |
| 7 | Backdrop | 200.000 VNĐ |
| 8 | PG – PB | 600.000 VNĐ/người |
| 9 | Vũ đoàn – ca sĩ – DJ | Liên hệ 0832 577 555 |
| 10 | Xe ô tô di chuyển | Liên hệ 0832 577 555 |
Lưu ý: Mức giá trên sẽ có những thay đổi so với thực tế chính vì vậy bạn hãy liên hệ đến số hotline để được tư vấn chi tiết.
Công ty tổ chức sự kiện gala dinner chuyên nghiệp
Nếu bạn thuộc khu vực Hà Nội hãy liên hệ ngay đến PT Travel để tổ chức một sự kiện gala dinner chuyên nghiệp và đầy ý nghĩ. PT Travel là đơn vị chuyên cung cấp các tour, combo và cho thuê xe du lịch đến các địa điểm du lịch Việt Nam và thế giới. Với hơn 10 năm kinh nghiệm, PT Travel đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm vàng cho việc tổ chức gala dinner.
PT Travel hoàn toàn tự tin đảm nhận tất cả những trọng trách mà bạn giao cho như lên chương trình, cung cấp MC, đội ngũ nhân sự, lên ý tưởng cho backdrop, sắp xếp trang thiết bị và không gian tổ chức, cung cấp bữa ăn đầy đủ, tìm kiếm địa chỉ tổ chức sang trọng,… Với tổng chi phí rẻ hơn so với những đơn vị khác 2 – 5%, PT Travel đã trở thành đối tác lâu năm của nhiều doanh nghiệp trên địa bàn Hà Nội hiện nay.
Như vậy, trên đây là tất cả các thông tin về chi phí tổ chức gala dinner. Nếu muốn biết thêm nhiều thông tin hãy liên hệ ngay đến PT Travel để được tư vấn bạn nhé!
PT Travel – Uy tín là sức mạnh
Hotline: 0832.577.555
Email: info@pttravel.vn
Website: https://pttravel.vn/
VP HÀ NỘI: Tòa CT4 – Chung cư Iris Garden, 30 Trần Hữu Dực, Nam Từ Liêm, Hà Nội
